Nawet 68% firm wierzy, że wdrożenie narzędzi ekosystemu paperless jest dziś niezbędne do efektywnego funkcjonowania biznesu, a niemal taki sam odsetek upatruje w nich szansę na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej 1. Choć stopniowe eliminowanie z procesów dokumentów papierowych jest dziś priorytetem dla większości organizacji w Polsce, jedynym stosowanym powszechnie rozwiązaniem pozostaje aktualnie podpis elektroniczny. Dotychczas wdrożyło go 75% przedsiębiorstw w Polsce 2. Dostrzegalny jest jednak również wzrost zainteresowania kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, która umożliwia znaczącą optymalizację procesu cyfrowej transformacji.
Komentarz ekspercki Pawła Michalskiego,
Solutions Architect w Iron Mountain Polska.
Nie mam wątpliwości, że cyfryzacja w Polsce postępuje i stopniowo nabiera tempa – przede wszystkim w obszarze HR. Za wykorzystywanie narzędzi wspierających paperless w przedsiębiorstwie odpowiadali dotychczas przede wszystkim liderzy działów finansowych, compliance, księgowości czy administracji. Jednak dziś już nawet ponad 50% spośród firm, które wdrożyły podpis elektroniczny, wykorzystuje go w obszarze kadrowo-płacowym, a ich odsetek regularnie rośnie 3. W mojej ocenie stanowi on rozwiązanie, bez którego organizacja nie będzie w stanie skorzystać z pełnego potencjału cyfrowej transformacji.
Samo posiadanie dokumentów pracowniczych w postaci cyfrowej gwarantuje oczywiście wiele korzyści – na czele z uwolnieniem przestrzeni, przyspieszeniem czasu odszukiwania konkretnych informacji czy też zwiększonym bezpieczeństwem danych. Należy mieć jednak świadomość, że nadanie im mocy prawnej, które umożliwia przechowywanie i elektroniczny obieg zgodnie z przepisami, wymaga pewnych zabiegów określonych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018 r.
Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w postaci elektronicznej musi być opatrzona podpisem elektronicznym będącym oświadczeniem woli osoby fizycznej lub kwalifikowaną pieczęcią, która gwarantuje integralność dokumentu i stanowi swoiste odzwierciedlenie firmowej pieczątki. Ponadto automatyczne pieczętowanie dokumentów w ramach procesu digitalizacji zasobów jest bardziej ergonomiczne i szybsze, co jest szczególnie dostrzegalne przy dużych wolumenach akt papierowych, ale także cyfrowych. Komponent M2M wraz Bramką Usług Zaufania, z których korzysta Iron Mountain, umożliwiają realizację pieczęci w formacie PAdES – dopuszczalnym przez rozporządzenie eIDAS – obsługując 1 plik o wielkości 1 MB na sekundę, jednocześnie nie wysyłając pieczętowanych dokumentów poza infrastrukturę Iron Mountain. To tempo nieosiągalne przy znakowaniu ich podpisem elektronicznym. Obserwujemy rosnącą świadomość klientów w tym zakresie. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy się na skorzystanie z rozwiązania firmy Asseco, która posiada pieczęć elektroniczną wraz z komponentem do jej automatyzacji (M2M) oraz komponentem Bramki Usług Zaufania. Iron Mountain, korzystając z rozwiązania Asseco Data Systems, uruchomiło komplementarną usługę pieczętowania dokumentów kadrowych swoich klientów. Od tego momentu niemal wszystkie zapytania ofertowe dotyczące digitalizacji teczek pracowniczych obejmują również skorzystanie z pieczęci kwalifikowanej. W związku z tym wnioskujemy, że biznes chce już nie tylko cyfryzować swoje dokumenty, dla samego faktu posiadania ich zarówno w formacie fizycznym, jak i cyfrowym, ale przede wszystkim nadać im moc prawną już na początkowym etapie transformacji. Ponadto szczególnie w przypadku organizacji zarządzających dokumentacją o bardzo dużym wolumenie, istotny jest aspekt przeprowadzania projektu sprawnie i przy minimalnym zaangażowaniu zasobów – zarówno kapitału ludzkiego, jak i środków finansowych. W wielu przypadkach firmy deklarują, że wstrzymują się z decyzją o wdrożeniu rozwiązań paperless, ponieważ proces jest zbyt czasochłonny lub kosztowny. Wśród barier wymieniane są również: brak osoby odpowiedzialnej za implementację wewnątrz organizacji, brak know-how, a także wątpliwości co do bezpieczeństwa, compliance czy też mocy prawnej.
Podpis elektroniczny uznawany jest za fundamentalny element koncepcji paperless w biznesie. Jak wyglądają jednak kolejne kroki na tej ścieżce? Z pewnością z początku należy uwzględnić to rozwiązanie w możliwie jak największej liczbie działów czy procesów. Dane rynkowe potwierdzają, że blisko 63% firm, które wdrożyły to narzędzie, wykorzystuje je w przynajmniej trzech obszarach, a w jednym – wyłącznie 12% 4.
Firmy powinny podążać w tym kierunku i konsekwentnie zwiększać zakres zastosowania tego rodzaju innowacji. Coraz większa technologiczna dojrzałość z czasem przełoży się na potrzebę implementacji kolejnych, komplementarnych rozwiązań ekosystemu paperless. Naturalnym kierunkiem jest wybór platformy do zarządzania dokumentami elektronicznymi. Choć pewien odsetek biznesu uważa, że liczba procesów, w których oprogramowanie mogłoby być użyteczne, jest w przypadku ich działalności zbyt mała, uważam, że to błędne podejście. Automatyzacja i optymalizacja obiegu dokumentów to obszar, który istotnie usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, wspierając osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Niemal każda firma może odnotować w tym zakresie realne korzyści, choćby z uwagi na zgromadzoną dokumentację personalną. Oczywiście im większa organizacja, tym bardziej efektowne rezultaty. Jednak w mojej ocenie błędne jest myślenie, że e-teczki pracownicze zarządzane w ramach odpowiedniego systemu to rozwiązanie zarezerwowane dla największych organizacji. W mniejszych firmach poczucie pełnej kontroli nad zasobami pracowniczymi, również w formie fizycznej, jest wprawdzie możliwe, przy czym warto mieć świadomość, że przekierowanie priorytetów specjalistów HR na bardziej krytyczne obszary będzie rozsądniejszym rozwiązaniem. Będzie to możliwe dzięki wsparciu technologii. 72% pracowników zaangażowanych w proces wdrożenia platformy zarządzania dokumentami elektronicznymi przekazało kadrze na stanowiskach decyzyjnych pozytywny feedback w tym temacie5.
1. Raport Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie, Asseco, 2022
2. Tamże
3. Tamże
4. Tamże
5. Tamże
O Iron Mountain Polska:
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl
