Niemal połowa, bo aż 47 proc., przedsiębiorców błędnie uważa, że przedawnienie długu oznacza jego automatyczne anulowanie, a 32 proc. sądzi, że przechodzi on wtedy na państwo. Takie wnioski przynosi badanie Kaczmarski Inkasso „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”. Luki w wiedzy powodują, że firmy często nie podejmują działań windykacyjnych na czas, co prowadzi do przedawnienia roszczeń i utraty możliwości dochodzenia ich przed sądem. W ten sposób przedsiębiorcy tracą należne im pieniądze.
Małe i średnie firmy działają zwykle na niskich marżach i mają ograniczone rezerwy finansowe. Każda nieuregulowana faktura może sprawić, że nie będą miały z czego zapłacić własnych zobowiązań. Przedsiębiorcy, obawiając się utraty klientów, często godzą się na odroczone terminy płatności mimo ryzyka pogorszenia płynności. W relacjach B2B to właśnie mniejsze firmy są zwykle słabszą stroną umowy: mają ograniczoną siłę przetargową, rzadziej stosują zabezpieczenia transakcji i w niewielkim stopniu korzystają z doradztwa prawnego, które pozwala skutecznie zadbać o wyegzekwowanie zapłaty od niesolidnych klientów. W efekcie, nawet przy dobrej koniunkturze gospodarczej, zatory płatnicze pozostają jednym z głównych problemów funkcjonowania MŚP.
Dlatego ważne, aby przedsiębiorcy znali swoje prawa i z nich korzystali. Przepisy, w tym Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i Kodeks cywilny, dają możliwość obciążania dłużników kosztami poniesionymi na windykację, a także uzyskanie od nich rekompensaty i odsetek za opóźnione płatności. Jednym z elementów tej biznesowej układanki, która często decyduje o tym, czy firma odzyska pieniądze i zachowa stabilność finansową, jest także znajomość terminów przedawnienia faktur.
Dłużnik bierze na przeczekanie
– W codziennej pracy podczas odzyskiwania należności dla małych i średnich firm spotykamy się z praktyką, że dłużnicy „biorą na przeczekanie” swoich wierzycieli. Zwodzą ich, że mają pustki na koncie, bo klient im nie zapłacił, albo że już za chwilę zrobią przelew. A potem zapadają się pod ziemię. To przemyślane działanie, które ma na celu doprowadzenie do przedawnienia faktur. Przedsiębiorcy powinni zatem znać swoje prawa i je egzekwować. Świadomość, jak działa mechanizm przedawnienia faktur i jakie obowiązują tu terminy, pozwala uniknąć przykrych niespodzianek i zapobiec bezpowrotnej utracie należnych pieniędzy – wyjaśnia Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Badanie „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, zrealizowane na zlecenie Kaczmarski Inkasso w I kwartale 2025 r., pokazuje, że przedsiębiorcy wykazują się niską świadomością reguł prawnych. Zapytano ich m.in. o to, co dzieje się z długiem, który uległ przedawnieniu. Prawie połowa, tj. 47 proc. z nich, niepoprawnie wskazała, że roszczenie automatycznie wygasa, a dług zostaje anulowany. Niewiele mniej, bo 46 proc., twierdzi – i to również jest błędna odpowiedź – że wierzyciel musi zgłosić sprawę do sądu, aby móc odzyskać pieniądze. Według co 3. respondenta przedawnienie to sytuacja, kiedy dług przejmuje państwo, a dłużnik nie musi go już oddawać. Badani mogli wybrać więcej niż jedną odpowiedź i wysokie odsetki poszczególnych wskazań wyraźnie pokazują, że nie są dobrze zorientowani w tej kwestii.
W rzeczywistości są dwie poprawne odpowiedzi. Pierwsza, że zobowiązanie nadal istnieje, ale jeśli dłużnik powoła się na przedawnienie w sądzie, wierzyciel nie może już dochodzić zapłaty, zebrała 68 proc. głosów. Z kolei 64 proc. respondentów słusznie zaznaczyło, że choć przedawnionego długu nie można odzyskać na drodze sądowej, to nadal da się go wpisać do Krajowego Rejestru Długów. Niestety tylko 46 proc. przedsiębiorców znało obie te odpowiedzi, co pokazuje, że ich wiedza o skutkach przedawnienia faktur jest niewystarczająca.
Niby ruchomy termin
Faktury wystawione przez właścicieli firm, a niezapłacone przez ich klientów, mają swoje terminy przedawnienia. Dla sprzedaży towarów i większości usług są to dwa lata, a dla usług transportowych rok.
W badaniu tylko niespełna 1/3 przedstawicieli MŚP zaznaczyła obie te poprawne odpowiedzi. Prawie 2/3 wskazało błędnie, że termin wynosi 3 lata.
Ważne jest jednak, aby wiedzieć, jak liczyć te dwa lata. Liczy się tu bowiem rok kalendarzowy, a nie dwa lata od terminu wymagalności faktury. Wie o tym zaledwie 32 proc. respondentów. Co 3. firma błędnie uznała, że przedawnienie następuje dokładnie po dwóch latach od daty wystawienia faktury, a 16 proc. – że liczy się moment dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Poprawną odpowiedź najczęściej wskazują średnie przedsiębiorstwa – udzieliło jej 38 proc. z nich.
Przykład: przedsiębiorca prowadzi agencję reklamową i wykonał usługę dla klienta w lipcu 2022 r. Wystawił fakturę, ale nie została opłacona. Według przepisów przedawniłaby się 31 grudnia 2024 r. W październiku 2024 r. właściciel agencji zdecydował przekazać fakturę do firmy windykacyjnej. Negocjator wyspecjalizowany w takich sprawach doprowadził do zawarcia ugody pomiędzy przedsiębiorcą a jego klientem jeszcze przed końcem 2024 r. Dłużnik zobowiązał się do spłaty w ratach. Dzięki temu udało się przerwać bieg przedawnienia, a właściciel agencji nie stracił prawa do odzyskania należności.
– Bieg przedawnienia można przerwać na trzy sposoby. Pierwszy to zawarcie ugody z dłużnikiem przed upływem terminu przedawniania. Przedsiębiorca może to zrobić samodzielnie lub z pomocą firmy windykacyjnej. Druga opcja to wniesienie sprawy do sądu, zanim nadejdzie przedawnienie, co pozwala na dalsze dochodzenie roszczenia. Trzecia to doprowadzenie do pisemnego uznania długu przez klienta, które spowoduje, że termin przedawnienia będzie się liczył od nowa – mówi Jakub Kostecki.
Za późno na reakcję
Oprócz znajomości przepisów ważne dla przedsiębiorców są też odpowiednie nawyki – systematyczne monitorowanie płatności i szybka reakcja na zaległości. Brak działania to nie tylko ryzyko finansowe, ale też utrwalanie wśród dłużników przekonania, że unikanie zapłaty może się opłacać.
– Przedawnienie faktur to konsekwencja nie tylko braku wiedzy, ale też opóźnionej reakcji na brak zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar. Widzimy to jako firma faktoringowa – wielu przedsiębiorców zgłasza się do nas dopiero wtedy, gdy problem z odzyskaniem należności zaczyna zagrażać ich bieżącej działalności. Tymczasem faktoring może być skutecznym narzędziem prewencji, bo umożliwia natychmiastowe finansowanie faktur i ogranicza ryzyko zatorów płatniczych, jeszcze zanim się pojawią. Ważne jest więc, aby właściciele firm zarówno znali przepisy, jak i świadomie korzystali z dostępnych instrumentów finansowych, które pomagają zabezpieczyć płynność – podsumowuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
Metodologia
Badanie „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w marcu 2025 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 419 przedsiębiorstw z sektora MŚP wśród osób decyzyjnych, tj. z zarządów, na kierowniczych stanowiskach i właścicieli firm.
