Przedsiębiorcom zostały już tylko dwa miesiące na reorganizację środowiska pracy zgodnie z nowymi przepisami BHP. Dodatkowe wydatki, mimo że mogą obciążać budżet firmy, mogą także przynieść szereg nieoczywistych korzyści - wynika z raportu Ricoh Europe. Badania wykazały, że inwestycja w sprzęt dla pracowników przyczynia się do wzrostu produktywności i lojalności. Czy to wystarczy, aby zrekompensować nadchodzące koszty? Jak dowodzi Jakub Buga, CEO Gleevery, te wydatki nie muszą być wcale tak duże. Większość wymienionego w nowych wytycznych sprzętu można wynająć, co pozwoli uniknąć kosztownej inwestycji związanej z zakupem.
Zgodnie z wynikami badania Ricoh Europe przeprowadzonego przez Opinium1, wyposażenie miejsc pracy ma bezpośredni wpływ na doświadczenia pracowników, a co za tym idzie – ich lojalność i produktywność. Prawie co trzeci (28 proc.) pracownik w Europie jako powód poszukiwania innego pracodawcy podał warunki pracy i swoje doświadczenie w miejscu pracy, a 24 proc. ankietowanych w badaniu jako główny czynnik skłaniający ich ku zmianie miejsca zatrudnienia wymieniło jakość oprogramowania i zużycie urządzeń technologicznych wykorzystywanych do realizacji obowiązków zawodowych. W ślad za pełnym i nowoczesnym wyposażeniem miejsca pracy idą nie tylko lojalność, pozwalająca zmniejszyć wskaźnik rotacji i utrzymać talenty, lecz także motywacja. Ponad dwie trzecie (69 proc.) pracowników w Europie wierzy, że wnieśliby do swojej firmy większą wartość, gdyby dysponowali odpowiednimi narzędziami i technologiami.
Pozorna oszczędność
Współczesne wyposażenie przekłada się bezpośrednio na wyższą produktywność. Potencjał do zmiany można w przejrzysty sposób przedstawić w postaci straconych godzin pracy na skutek zastarzałego czy niewygodnego sprzętu. Z nowego raportu Skynova2 wynika, że pracownicy poświęcają rocznie aż 80 godzin na radzenie sobie z zawodnym wyposażeniem w miejscu pracy. Skumulowany czas jest ekwiwalentem dwutygodniowego urlopu.
- Technologia stała się nieodłącznym elementem naszych środowisk pracy, jednak brak komfortu i płynności w posługiwaniu się nią może rodzić frustrację i demotywację, a co za tym idzie – spadek produktywności i kreatywności. Współczesne i komfortowe miejsce pracy jest jedną z istotnych przewag pracodawców w konkurencji o talenty. Jest to również ważny element wizerunku firmy, który przyciąga ambitnych pracowników – tłumaczy Katarzyna Oracz, Chief of Staff w Gleevery.
Czas pracy zmarnowany na skutek zastarzałych sprzętów różni się w zależności od branży, ale przeciętnie wynosi 20 minut dziennie. Do najstarszych urządzeń w biurach należą faksy, telefony oraz kserokopiarki i drukarki, które średnio mają od 8,1 do 9,6 lat. I chociaż ponad połowa ankietowanych pracowników (59 proc.) stwierdza, że sprzęty w ich miejscu pracy są przestarzałe, firmy nie spieszą się z wymianą, dopóki urządzenia działają.
- Często zapominamy, że negatywny wpływ na pracownika mogą mieć nie tylko niedopasowane meble biurowe czy urządzenia wspierające jego pracę. Szkodliwym czynnikiem oddziałującym na samopoczucie jest także stres związany z wykorzystaniem niesprawnego lub przestarzałego sprzętu, co powoduje obciążenie psychonerwowe. Obowiązkiem pracodawcy jest m.in. ochrona pracowników przed tego typu szkodliwymi czynnikami poprzez odpowiednio dobrane rozwiązania techniczne lub organizacyjne. Przemyślane miejsca pracy są nieodzownym elementem sprawnego i bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa - podpowiada Joanna Żurkiewicz, specjalistka ds. BHP, znana na Instagramie jako Pani od BHP.
Inwestycja w komfort pracy
Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, wprowadza istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. Interpretując przepisy, w praktyce pracodawcy są zobowiązani do 17 maja 2024 r. zapewnić pracownikom używającym laptopów zewnętrzne myszki i klawiatury, a także dodatkowy ekran lub odpowiednią podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Koszt takiej inwestycji będzie zawsze skorelowany z liczbą stanowisk potrzebujących uzupełnienia wyposażenia, natomiast nie zawsze muszą to być zakupione sprzęty. Wraz z rozwojem rynku wynajmu w Polsce, przedsiębiorcy otrzymują nowe narzędzie wspierające firmy w zachowaniu płynności.
- Zarówno na rynkach europejskich, jak i od niedawna w Polsce, alternatywnym sposobem wyposażenia miejsc pracy dla firm stał się wynajem. Przewagą takiego rozwiązania jest jego elastyczność, która pozwala dostosować koszty wyposażenia do bieżącej liczby zatrudnionych osób i realizowanych projektów. Jak wskazują raporty branżowe, tylko dwie trzecie firm w Polsce posiada zasoby kadrowe pozwalające realizować obecne zadania, reszta musi je na bieżąco uzupełniać. Ponadto, wypożyczalnia ponosi wszystkie koszty związane z serwisowaniem wynajmowanego sprzętu i jest w stanie go szybko wymienić w przypadku niesprawności. Umożliwiamy organizację atrakcyjnego miejsca pracy pod względem technologicznym i ergonomicznym. Wypożyczamy, bowiem, nie tylko monitory i klawiatury, lecz także stoły do pracy na stojąco i fotele z rozbudowanymi możliwościami regulacji – komentuje Jakub Buga, założyciel i CEO Gleevery, platformy oferującej wynajem.
Współczesne rozwiązania technologiczne w firmie mają za zadanie nie tylko zwiększyć produktywność pracowników, ale także spełnić ich oczekiwania dotyczące komfortu i wygody, kształtowane przez standardy rynku konsumenckiego. Jeżeli pracodawca nie decyduje się na zapewnienie odpowiednich standardów w miejscu pracy, często ryzykuje utraty niezbędnych kompetencji w zespołach. Dlatego tak ważne jest, aby firmy na bieżąco aktualizowały swoje technologie i środowiska pracy, dostosowując je do zmieniających się potrzeb i oczekiwań pracowników.
1. Badanie Opinium na zlecenie Ricoh Europe, opublikowane w styczniu 2024
2. Skynova Survey: Outdated tech in the workplace, 2023
