Prezenty dla pracowników na święta

Święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok to czas, w którym wiele firm obdarowuje swoich pracowników prezentami. Oprócz budowania pozytywnego wizerunku firmy takie gesty wzmacniają relacje i motywują pracowników. Jednak nawet drobne upominki mogą wywoływać konsekwencje podatkowe zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla obdarowanych. Jak zatem rozliczyć prezenty dla pracowników na święta, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji?

Prezenty dla pracowników a koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, które są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione. Co ważne, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Wyłączenia wynikające z ww. przepisu obejmują m.in. koszty reprezentacji, zwłaszcza te związane z gastronomią i alkoholem. Natomiast wydatki na reklamę nie znajdują się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych. Są to dwa ważne aspekty, na które należy zwrócić uwagę w kontekście ujęcia w kosztach wydatków na prezenty.
Wydatki na reprezentację mają na celu kształtowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz. Kojarzą się zwykle z okazałością.

Reklama to wszelkie działania firmy mające na celu promocję jej marki, produktów i usług, zwiększające tym samym jej rozpoznawalność. Charakter prezentu zależy od jego odbiorcy i celu. Powszechne upominki, takie jak długopisy czy kartki świąteczne, są formą promocji, a nie reprezentacji.

Prezenty dla pracowników na święta, jeśli spełniają przesłanki opisane w ustawie, mogą co do zasady być uznane za koszt uzyskania przychodów. Dodatkowym warunkiem jest ich motywacyjny charakter, co przekłada się na większe zaangażowanie i produktywność pracowników, a tym samym ma wpływ na osiągany przychód.

W przypadku prezentów okolicznościowych, które nie są związane z wykonywaniem pracy, a mają charakter gratulacyjny, mówimy o darowiźnie. Dla firmy taki wydatek nie stanowi kosztu, natomiast dla pracownika jest często zwolniony z podatku, o ile nie przekroczy określonego limitu.

Warto jednak pamiętać, że jeśli prezenty są finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), to ich wartość nie może być ponownie zaliczona do kosztów podatkowych przedsiębiorstwa. Wydatki te są już bowiem uwzględnione w odpisie na ZFŚS.

Prezenty dla pracowników na święta a VAT
Z perspektywy podatku VAT prezenty dla pracowników na święta są zakupami towarów pośrednio związanymi z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Oznacza to, że pracodawca może odliczać podatek naliczony przy ich zakupie.
Zgodnie z zasadą ogólną w związku z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów, od których podatnik odliczył całość lub część podatku VAT, jest on zobowiązany do naliczenia podatku.

Zasada ta nie dotyczy towarów zaliczanych do kategorii prezentów o małej wartości oraz próbek. Definicję prezentów o małej wartości można znaleźć w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2. których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 20 zł.

Natomiast, jak wskazuje art. 7 ust. 7 ustawy VAT, przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
1. ma na celu promocję tego towaru oraz
2. nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać go do zakupu promowanego towaru.

Prezenty dla pracowników a przychód ze stosunku pracy
Przychodami pracownika są wszelkie wypłaty, zarówno pieniężne (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki), jak i świadczenia niepieniężne (np. bony, ubezpieczenia), które otrzymuje on od pracodawcy. Stanowi o tym art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Nie każde jednak nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracownika stanowi przychód podatkowy. W tym miejscu warto odwołać się do kluczowego wyroku, a mianowicie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Zgodnie z jego treścią: […] W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2009 r. Nr 93, poz. 768, ze zm.). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. […]

Aby prezent mógł być uznany za darowiznę, a nie element wynagrodzenia, nie może być uzależniony od osiągnięć pracownika lub związany z wykonywaną przez niego pracą. W przypadku, kiedy prezent pracownika będzie dla niego darowizną, wówczas w konsekwencji nie będzie stanowił wynagrodzenia ze stosunku pracy i w związku z tym na pracodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Idąc dalej, jeśli wartość prezentu od pracodawcy przekroczy 5733 zł, pracownik staje się podatnikiem podatku od spadków i darowizn. Jeśli prezent (darowizna) będzie miał wartość poniżej tej kwoty, wówczas pracownik nie musi opłacać podatku za ten podarunek.

Przekazanie prezentów pracownikom może stanowić dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT. Aby tak się stało i prezent był uznany za przychód z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, dodatkowo muszą być spełnione odpowiednie kryteria. Świadczenie powinno:
● być spełnione za zgodą pracownika i w jego interesie oraz
● przynieść mu indywidualne i wymierne korzyści.

Brak spełnienia jednego z warunków wyklucza możliwość opodatkowania prezentu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Gdy natomiast podarunek spełnił wszystkie przesłanki, pracodawca musi doliczyć wartość takich świadczeń do wynagrodzenia pracownika, obliczyć zaliczkę na podatek PIT oraz odprowadzić składki ZUS.

Alternatywnym sposobem przekazywania świątecznych upominków pracownikom jest wykorzystanie środków ZFŚS. Warunkiem jest jednak dostosowanie przyznawanych świadczeń do indywidualnej sytuacji finansowej każdego pracownika oraz ograniczenie ich do osób wskazanych w regulaminie ZFŚS. Ponadto pracodawca powinien określić zasady różnicowania wartości prezentów, uwzględniając przy tym sytuację rodzinną, materialną i osobistą pracowników. Należy pamiętać, że roczny limit zwolnienia podatkowego świadczeń finansowanych z ZFŚS wynosi 1000 złotych.

Sposób rozliczenia świątecznych prezentów dla pracowników zależy od ich charakteru. Jeśli prezent ma związek z wykonywaną pracą, np. jest formą nagrody, to stanowi przychód pracownika i może być kosztem pracodawcy. Natomiast prezenty o charakterze osobistym, niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem obowiązków służbowych, są traktowane jako darowizny i co zasady zwolnione z podatku do określonego limitu oraz pracodawca nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Prezenty dla pracowników na święta – podsumowanie
Przekazywanie prezentów świątecznych pracownikom to nie tylko miły gest, lecz także wyzwanie podatkowe. Istotne jest prawidłowe rozpoznanie charakteru wydatków i uwzględnienie przepisów podatkowych. Dzięki temu można uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli skarbowych, a także skutecznie zarządzać finansami firmy.